Hola Emprendedor/a
¿Cómo organizar tu tiempo cuando estudias, trabajas y además quieres entrenar o practicar algún deporte?
Hoy te voy a enseñar algunas de las estrategias que utilizo personalmente para gestionar mi tiempo y poder cumplir con mis diferentes responsabilidades profesionales, académicas y personales.
Actualmente, mi día a día combina trabajo, estudios, creación de contenido y deporte. Manejo mi canal principal de YouTube, donde publico contenido semanal sobre importaciones y ecommerce; estoy estudiando una maestría en Administración de Empresas; también llevo un programa de ecommerce y marketing digital; dicto cinco cursos en ISIL y, en paralelo, dirijo mi consultora.
Además, procuro encontrar tiempo para ir al gimnasio y practicar tenis.
Por eso, en este artículo quiero compartir contigo las herramientas que utilizo para organizar mejor mi tiempo y mantener una rutina que me permita avanzar en cada una de estas áreas.
¿Cómo organizo mi tiempo cuando estudio, trabajo y entreno?
Cuando tienes muchas responsabilidades, uno de los principales problemas es que puedes terminar intentando hacer todo al mismo tiempo.
En mi caso, para evitarlo utilizo principalmente cuatro herramientas y estrategias: una agenda, la delegación de actividades, herramientas de inteligencia artificial y una rutina diaria.
Cada una cumple una función diferente y, combinadas, me ayudan a organizar mejor mis días.
1. Utiliza una agenda para organizar tus actividades
La primera herramienta que utilizo para gestionar mi tiempo es algo muy sencillo: una agenda.
En mi caso, suelo anotar durante la noche cuáles son mis pendientes del día siguiente. De esta manera, cuando comienza el nuevo día ya sé qué actividades tengo que realizar y puedo empezar por las más importantes.
Por ejemplo, puedo anotar tareas como preparar una sesión, realizar una reunión, atender una asesoría, corregir una evaluación, coordinar con mi equipo, trabajar en contenido o ir al gimnasio.
Lo importante es que no todas las tareas tienen la misma prioridad.
Por eso, dentro de mi agenda suelo dividirlas en dos grupos: actividades principales y actividades secundarias o extras.
| Actividades principales | Actividades extras |
|---|---|
| Son mis prioridades del día | Son tareas secundarias |
| Están relacionadas con mis objetivos | Las realizo cuando tengo tiempo disponible |
| Requieren mayor atención | Pueden ser más flexibles |
| Establezco hasta 3 como máximo | Pueden incluir varias tareas |
| Me permiten avanzar hacia una meta | Complementan las actividades principales |
Establece hasta tres prioridades
Una de las recomendaciones que aplico personalmente es establecer como máximo tres actividades prioritarias al día.
Puede ser una, dos o tres, pero deben ser aquellas tareas que realmente me permitan avanzar hacia mis objetivos profesionales, académicos o personales.
Después están las actividades extras.
Por ejemplo, dentro de mis extras puedo colocar ir al gimnasio, jugar tenis o preparar alguna actividad que todavía tengo varios días para realizar.
De esta manera, si durante el día no logro completar todas las actividades secundarias, no significa que haya dejado de cumplir con lo realmente importante.
2. Aprende a delegar actividades
La segunda estrategia que utilizo es aprender a delegar.
Yo la considero una habilidad muy importante porque, cuando tu negocio o tus responsabilidades empiezan a crecer, llega un momento en el que no puedes encargarte personalmente de todo.
En mi caso, por ejemplo, cuento con una persona que se encarga de actividades relacionadas con la limpieza y la cocina de mi apartamento.
Esto me permite no tener que dedicar horas a comprar alimentos, preparar comida o realizar determinadas tareas del hogar y puedo utilizar ese tiempo en otras responsabilidades.
Lo mismo sucede en mi consultora.
Cuando empiezas un negocio, normalmente tú mismo respondes los mensajes, atiendes llamadas, haces seguimiento a clientes y realizas prácticamente todas las tareas.
Pero conforme el negocio crece, puedes empezar a contratar personas para determinadas funciones.
En mi caso, cuento con una asesora que se encarga del seguimiento comercial de los prospectos mediante WhatsApp y llamadas, además de gestionar determinadas reuniones.
También delego tareas relacionadas con el contenido
Algo similar ocurrió con mi canal principal de YouTube.
Cuando empecé a crear contenido, yo mismo editaba los videos.
El problema es que la edición puede requerir bastante tiempo. Por ejemplo, si grabo un tutorial de aproximadamente 30 minutos, la edición de ese video puede tomarme como mínimo dos horas o incluso dos horas y media.
Por eso, posteriormente contraté a una persona encargada de la edición.
Actualmente, esa persona también puede encargarse de las miniaturas y de subir los videos a YouTube siguiendo las indicaciones que le doy.
Esto me permite utilizar el tiempo que antes dedicaba a editar en otras actividades, como crear más contenido.
| Actividad | Cómo la gestionaba inicialmente | Cómo la gestiono al crecer |
|---|---|---|
| Atención comercial | La realizaba personalmente | Cuento con una asesora |
| Diseño | Lo realizaba personalmente | Puedo delegarlo a una diseñadora o diseñador |
| Edición de videos | Editaba mis propios videos | Cuento con una persona encargada |
| Seguimiento | Lo hacía directamente | Lo apoya mi equipo |
| Publicación de contenido | La realizaba personalmente | Parte del proceso puede delegarse |
Delegar no significa dejar de supervisar. Significa liberar tiempo para poder concentrarme en las actividades que realmente necesitan de mí.
3. Utiliza herramientas de inteligencia artificial
La tercera estrategia que utilizo diariamente son las herramientas de inteligencia artificial.
Entre las que utilizo están ChatGPT, Claude y Gemini.
Personalmente, utilizo estas herramientas como apoyo para diferentes actividades relacionadas con mi trabajo, mis estudios, mis clases y la creación de contenido.
Por ejemplo, el guion base de este tipo de videos puedo desarrollarlo con ayuda de inteligencia artificial y posteriormente personalizarlo con mi propia experiencia, casos y ejemplos.
La herramienta me ayuda a avanzar más rápido, pero la experiencia y el conocimiento que incorporo al contenido siguen siendo míos.
¿Para qué utilizo la inteligencia artificial?
| Actividad | Cómo la utilizo |
|---|---|
| Crear contenido | Me ayuda con ideas y estructuras |
| Guiones | Me ayuda a crear una base |
| Estudios | Me ayuda a resumir lecturas |
| Clases | Me ayuda a desarrollar dinámicas |
| Marketing | Me ayuda a plantear estrategias |
| Organización | Me ayuda a estructurar información |
Por ejemplo, si tengo que leer un documento extenso para la maestría, puedo utilizar una herramienta de IA como apoyo para resumir los principales puntos, obtener una estructura de la lectura y comprender mejor el contenido.
Después reviso esa información y la utilizo como apoyo para realizar el trabajo correspondiente.
Utiliza IA para prepararte
Como también dicto clases, otra de las maneras en las que utilizo la inteligencia artificial es para preparar mis sesiones.
Yo prefiero que mis clases sean prácticas e interactivas. No me gusta simplemente hablar durante horas mientras los estudiantes escuchan.
Por eso, suelo incorporar preguntas, experiencias, casos y dinámicas grupales.
Cuando tengo que preparar una dinámica para una clase, puedo proporcionar a la herramienta de inteligencia artificial el contexto de la sesión y las diapositivas que voy a utilizar.
A partir de esa información puedo obtener una propuesta de dinámica y posteriormente revisarla, modificarla y adaptarla antes de utilizarla con mis estudiantes.
Esto me permite reducir el tiempo que necesitaría para comenzar desde cero.
4. Ten una rutina diaria y sé disciplinado
Finalmente, hay una estrategia que considero fundamental: tener una rutina diaria y cumplirla con disciplina.
Puedes tener una agenda perfectamente organizada, delegar actividades y utilizar inteligencia artificial, pero de poco sirve todo esto si no tienes disciplina para cumplir con tu planificación.
Por eso, intento establecer horarios relativamente definidos para mis diferentes actividades.
Por ejemplo:
- Hora para despertarme.
- Hora para trabajar.
- Horario para estudiar.
- Horarios para mis comidas.
- Tiempo destinado al gimnasio.
- Horario para practicar tenis.
- Tiempo para crear contenido.
| Área | ¿Qué busco establecer? |
|---|---|
| Descanso | Una hora habitual para dormir y despertar |
| Trabajo | Bloques determinados de trabajo |
| Estudios | Horarios específicos para estudiar |
| Alimentación | Horarios relativamente definidos |
| Gimnasio | Días y horarios específicos |
| Tenis | Clases y momentos para jugar |
| Contenido | Un momento concreto para grabar |
La idea es evitar que cada día sea completamente diferente.
Si un día te levantas a las 7 de la mañana, otro a las 10, un día almuerzas a la 1 y otro a las 3, o cambias constantemente el horario de entrenamiento, puede ser más difícil mantener una estructura.
Por eso, intento mantener una rutina que me permita saber qué tengo que hacer y aproximadamente cuándo hacerlo.
¿Cómo aplico esta rutina en mi día a día?
Por ejemplo, para mi canal secundario establecí una nueva rutina: grabar un video nuevo los martes después de dictar clases.
De esta manera, ya tengo identificado ese espacio de la semana para crear contenido.
También tengo determinados momentos para trabajar, estudiar y realizar actividades deportivas.
En el caso del gimnasio, normalmente busco entrenar por las noches. Mis clases de tenis también las realizo por la noche y los domingos suelo jugar tenis.
De esta manera puedo distribuir mis actividades profesionales, académicas y deportivas dentro de la semana.
¿Cómo organizar tu día si tienes muchas responsabilidades?
Cuando tienes una agenda ocupada, no necesitas intentar hacer absolutamente todo en un mismo momento.
Lo que puedes hacer es establecer prioridades.
Primero, identifica cuáles son las actividades que realmente tienes que cumplir ese día.
Después, determina cuáles pueden esperar y cuáles puedes delegar.
Finalmente, utiliza herramientas que te permitan reducir el tiempo que necesitas para realizar determinadas tareas.
En mi caso, este proceso puede resumirse así:
| Paso | Qué hago |
|---|---|
| 1 | Anoto mis pendientes |
| 2 | Identifico hasta tres prioridades |
| 3 | Organizo mis actividades secundarias |
| 4 | Delego tareas que otras personas pueden realizar |
| 5 | Utilizo IA como apoyo |
| 6 | Mantengo una rutina |
| 7 | Reviso y preparo el día siguiente |
¿La productividad significa hacer más cosas?
No necesariamente.
Para mí, gestionar bien el tiempo no significa llenar cada minuto del día con actividades.
Significa saber qué cosas son realmente importantes, qué actividades puedo delegar y qué herramientas puedo utilizar para hacer más eficiente mi trabajo.
Por eso, cuando tengo una gran cantidad de tareas, intento preguntarme:
- ¿Esto es prioritario?
- ¿Puedo delegarlo?
- ¿Una herramienta de inteligencia artificial puede ayudarme?
Estas preguntas me permiten organizar mejor mi jornada y concentrarme en lo que realmente necesita mi atención.
También debes reservar tiempo para ti
Organizar el tiempo no significa dedicar toda la jornada al trabajo o al estudio.
Para mí también es importante encontrar espacios para realizar actividad física y practicar deportes.
Como te comentaba, intento ir al gimnasio dos o tres veces por semana y además practico tenis.
No me considero un gym bro, pero sí considero importante mantener un espacio para hacer ejercicio.
Además, en mi caso, entrenar por la noche me permite utilizar ese momento para liberar parte del estrés y la tensión acumulada durante el día.
Por eso creo que dentro de una buena organización del tiempo también deberían existir espacios para tu vida personal.
Conclusión
Cuando estudias, trabajas y además quieres entrenar o practicar algún deporte, puede parecer complicado encontrar tiempo para todo.
En mi caso, estas son las principales estrategias que utilizo:
Primero, una agenda, para identificar mis actividades prioritarias y secundarias.
Segundo, delegar, para liberar tiempo de tareas que pueden realizar otras personas.
Tercero, utilizar inteligencia artificial, como apoyo para estudiar, crear contenido, preparar clases y organizar diferentes actividades.
Cuarto, mantener una rutina diaria, porque considero que la disciplina es fundamental para cumplir con lo planificado.
No se trata de intentar hacer absolutamente todo, sino de organizar mejor el tiempo que tienes disponible y utilizarlo de manera estratégica.
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Nos vemos en el siguiente artículo.
